Personvernerklæring

Sist oppdatert: 16. oktober 2026

1. Hvem vi er

Venview («vi», «oss», «vår») drives av Venview AS (organisasjonsnummer 938 650 802, registrert i Foretaksregisteret, hovedkontor i Oslo). Vi driver en plattform for restaurantdrift – reservasjonshåndtering og AI-arbeidsflyter, sammen med de valgfrie modulene en restaurant abonnerer på, som markedsføring, backoffice og vaktplanlegging, kassasystem og lagerstyring. Denne personvernerklæringen forklarer hvordan vi samler inn, bruker, lagrer og deler personopplysninger i forbindelse med Tjenesten, og den gjelder alle modulene: der en modul er beskrevet nedenfor, gjelder beskrivelsen bare hvis restauranten har abonnert på den.

I henhold til GDPR er vi behandlingsansvarlig for konto- og faktureringsopplysninger (restaurantoperatørens egne opplysninger), og databehandler for opplysningene en restaurant laster opp til eller genererer i Tjenesten om andre personer – gjestene og de ansatte. For disse opplysningene er restauranten behandlingsansvarlig, og vi behandler dem etter restaurantens instrukser.

2. Dette nettstedet (venview.app)

Dette punktet gjelder markedsføringsnettstedet venview.app: produkt- og prissidene, bloggen, sidene om gründerne og demobookingsidene (/demo/ og /en/demo/), og målingen av besøk som fører til registrering og abonnement. Resten av erklæringen gjelder Venview-plattformen.

Drift og informasjonskapsler. Nettstedet driftes av Cloudflare. Som driftsleverandør behandler Cloudflare de tekniske opplysningene i hver sideforespørsel, for eksempel IP-adressen din. Nettstedet setter én informasjonskapsel selv, vv_consent, som bare husker valgene dine nedenfor og varer i 12 måneder. Google Analytics og Meta-pikselet lastes bare etter at du har godtatt dem i samtykkelinjen, og informasjonskapslene de kan sette, er beskrevet nedenfor.

Booking av demo (Google Kalender). Demosidene har Google Kalenders timebestillingsside innebygd, og den leveres av Google. Den lastes først når du godtar i samtykkelinjen eller trykker «Vis kalender». Du kan også åpne kalenderen i en ny fane i stedet. Når den lastes, kan Google sette informasjonskapselen NID i nettleseren din. På sin side om informasjonskapsler (policies.google.com/technologies/cookies) sier Google at NID brukes til å huske innstillinger og annen informasjon, og at «Each ‘NID’ cookie expires 6 months from a user’s last use» (hver NID-informasjonskapsel utløper seks måneder etter brukerens siste bruk). Google sier også at NID-kapselen kan brukes til å vise annonser i Googles tjenester for brukere som ikke er logget inn, og at du, avhengig av valgene dine for informasjonskapsler, i stedet kan ha ‘_Secure-ENID’, som varer i 13 måneder. Hvis du booker en demo, mottar Google og vi opplysningene du skriver inn i Googles bookingskjema.

Google Analytics (Google-tagg). Nettstedet bruker en Google-tagg med Google Analytics 4 (målings-ID G-G6SSHKYB5Z) til å måle besøk og bruk av nettstedet, og hva annonsene våre fører til. Den lastes først etter at du har godtatt den i samtykkelinjen. Fram til da er Googles samtykkesignaler for analyse og annonsering satt til «denied» (nektet), og når du godtar, settes de til «granted» (gitt). Taggen måler sidebesøk, blant annet besøk på pris- og produktsidene våre, og disse hendelsene: et besøk på demosiden, en åpning av demokalenderen, registrering av en konto og tegning av abonnement (med ordreverdi i NOK og en transaksjons-ID). På sin side om informasjonskapsler (policies.google.com/technologies/cookies) sier Google (på engelsk): «‘_ga’, the main cookie used by Google Analytics, enables the service to distinguish one visitor from another and lasts for 2 years» (_ga er hovedkapselen i Google Analytics, skiller én besøkende fra en annen og varer i to år).

Valget ditt. Valget ditt i samtykkelinjen lagres i informasjonskapselen vv_consent på venview.app og underdomenene, slik at ett valg gjelder både venview.app og my.venview.app. Den inneholder bare valgene dine (kalender, Google Analytics, Meta-piksel), varer i 12 måneder, og sendes til våre egne nettsteder sammen med sideforespørslene dine, ikke til Google eller Meta. Du kan når som helst endre det med lenken «Sporingsvalg» nederst på siden. Trekker du tilbake et valg, lastes siden på nytt uten kalenderen, Google-taggen eller pikselet, og vi fjerner Google Analytics- og Meta-informasjonskapslene fra venview.app der vi kan. Informasjonskapsler som Google har satt for kalenderen sin, blir liggende i nettleseren din til de utløper eller du sletter dem.

Meta-piksel. Nettstedet bruker Meta-pikselet. Det lastes bare etter at du har godtatt det i samtykkelinjen. Det teller besøk på nettstedet, blant annet på pris-, produkt- og demosidene, åpninger av demokalenderen, registreringer og abonnement. Med pikselinnstillingene vi bruker, får Meta også opplysninger om siden du ser på, som tittel og beskrivelse og, der siden viser dem, produkter og priser. Meta behandler opplysninger i USA. For denne overføringen bygger vi på EUs standardkontraktsbestemmelser og, der det er aktuelt, EU–USA-rammeverket for personvern (Data Privacy Framework) (se Overføring til utlandet nedenfor).

Registrering og abonnement. Du registrerer deg og betaler for abonnementet på my.venview.app, og Stripe håndterer betalingen. Når du registrerer deg og når du tegner abonnement, teller vi disse to hendelsene i Google Analytics og Meta-pikselet i nettleseren din. For at et salg fortsatt blir talt når en nettleser blokkerer taggen, kan serveren vår også sende den samme hendelsen til Google Analytics og til Meta etter at Stripe har bekreftet betalingen. Hendelsene kan inneholde hendelsestype, tidspunkt, ordreverdi og valuta (NOK), en transaksjons-ID, sideadressen, og identifikatorer som lar Google og Meta koble hendelsen til et tidligere besøk: identifikatorene i Google- og Meta-informasjonskapslene og, i serverkopien, IP-adressen din, nettlesertypen din og en hashet form av e-postadressen din (omgjort slik at den ikke kan leses tilbake). Vi sender disse hendelsene bare for valgene du har godtatt i samtykkelinjen. Google Analytics og Meta-pikselet er separate valg. Har du avslått eller trukket tilbake et valg, får den tjenesten ingenting, verken fra nettleseren din eller fra serveren vår. Kortopplysninger håndteres av Stripe. Vi mottar dem aldri og sender dem aldri til Google eller Meta.

3. Opplysninger vi samler inn

Kontoopplysninger: navn, e-postadresse, innloggingsleverandør og konto-ID (Google eller Microsoft), restaurantens navn, tidssone og abonnementsopplysninger oppgitt ved registreringen.

Gjesteopplysninger: reservasjonsopplysninger, gjestenes navn, kontaktopplysninger og eventuelle notater du lagrer i Tjenesten om gjestene dine.

E-postinnhold: når du kobler til en e-postinnboks, får vi tilgang til innkommende e-poster for å behandle reservasjonsforespørsler. Vi lagrer meldingsinnhold bare i den grad det trengs for å drive AI-arbeidsflytene.

Bruksdata: loggdata, blant annet IP-adresser, nettlesertype, besøkte sider og handlinger i Tjenesten, av hensyn til sikkerhet og ytelse.

Betalingsopplysninger: faktureringsopplysninger behandles av betalingsleverandøren vår (Stripe). Vi lagrer ikke fullstendige kortnumre.

Ansatt- og vaktdata (modulene for vaktplanlegging og backoffice): for hver vakt du registrerer, den ansattes jobb-e-postadresse, rolle, start- og sluttid for vakten, timesatsen du legger inn og eventuelle notater. Ansatte identifiseres med e-postadressen du inviterer dem med. Vi har ikke hjemmeadresse, fødselsnummer eller bankopplysninger for dem. For disse opplysningene er restauranten din behandlingsansvarlig, og vi er databehandler.

Aktivitetslogger for ansatte: når Tjenesten registrerer en handling i kontoen din, registrerer den også hvilken ansattkonto som utførte den – for eksempel hvem som åpnet eller lukket en ordre eller et kassaskift, hvem som flyttet lager, hvem som la inn en utgift eller en vakt, hvem som endret en gjesteprofil og hvem som sendte en kampanje. Ved kasseavslutning registreres i tillegg kontantbeholdningen som er talt opp og differansen som er funnet. Disse loggene finnes for at du skal kunne avstemme en kasse og etterprøve en endring. De er personopplysninger om ansatte på samme grunnlag som vaktdataene ovenfor, og de oppstår i alle moduler, ikke bare i én.

Salgs- og ordredata (kassamodulen): ordrer, ordrelinjer, rabatter og grunnen du oppgir for dem, antall kuverter, betalingsmåten som er registrert på en ordre (for eksempel «kort» eller «kontant» – vi mottar eller lagrer aldri kortnumre), kvitteringsnumre og den frie etiketten eller merknaden du setter på en ordre. En ordre som er knyttet til en reservasjon, er også knyttet til den gjestens profil. Hvis du importerer salgsrapporter fra en tilkoblet postkasse, lagrer vi avsenderadressen, emnet og filnavnet på den importerte meldingen sammen med et utvalg av radene.

Leverandør- og utgiftsdata (modulene for backoffice og lagerstyring): leverandørnavn slik du skriver dem inn på en utgiftsføring, samt beløp og datoer. Dette er vanligvis forretningsopplysninger, men et leverandørnavn du skriver inn, kan være en persons navn. Selve ingrediens- og lagerpostene inneholder ingen personopplysninger.

4. Hvordan vi bruker opplysningene dine

• For å levere, drive og vedlikeholde Tjenesten.
• For å behandle arbeidsflyter for reservasjon og booking via AI.
• For å drive modulene du abonnerer på, etter din instruks – vaktplanlegging og lønnskostnadsrapportering ut fra vaktene du registrerer, ordreopptak og salgsrapportering i kassasystemet, og lager- og utgiftsoppfølging i lagerstyring og backoffice.
• For å sende transaksjonelle meldinger (fakturaer, kontovarsler, tjenestemeldinger).
• For å forbedre Tjenesten, blant annet ved å evaluere og justere AI-arbeidsflytene våre, og da bare på anonymiserte eller aggregerte data. Vi bruker ikke data hentet via Googles begrensede tilgangsområder (restricted scopes) – inkludert innholdet i Gmail-meldinger – til å trene eller forbedre generelle AI-/ML-modeller.
• For å oppfylle rettslige forpliktelser.

5. Rettslig grunnlag for behandlingen (GDPR)

• Oppfyllelse av avtale – behandling som er nødvendig for å levere Tjenesten du abonnerer på.
• Berettigede interesser – sikkerhetsovervåking, forebygging av svindel og forbedring av tjenesten.
• Rettslig forpliktelse – oppbevaring av fakturaer og våre egne regnskapsopplysninger. Norsk bokføringslovgivning krever at salgs- og kvitteringsopplysningene dine oppbevares i fem år: den plikten har du som restaurant, og vi oppbevarer kassadata minst så lenge etter din instruks, selv om du ber om en kortere oppbevaringstid.
• Samtykke – der du uttrykkelig har samtykket, for eksempel til markedsføringsmeldinger, og til analyse og annonsemåling på nettstedet vårt og når du registrerer deg (samtykkelinjen).

6. Underdatabehandlere og deling av opplysninger

Vi selger ikke personopplysningene dine. Vi deler dem bare med underdatabehandlerne vi bruker for å drive Tjenesten, og med offentlige myndigheter når gjeldende lov eller en domstolsavgjørelse krever det. Våre nåværende underdatabehandlere er:

• Google Cloud Platform – drift, database og logging (EØS-region).
• Microsoft identity platform – autentisering av kontoen din når du velger innlogging med Microsoft. Vi ber om grunnprofilen og e-postadressen din, ikke tilgang til postkassen din.
• Google Workspace / Gmail eller Microsoft 365 / Outlook – lesing av innkommende reservasjonsmeldinger og støttede vedlegg, oppretting av utkast og sending av svar, der du separat kobler til leverandørens postkasse. Innboks-kontoen din kan være en annen enn kontoen du logger inn med på nettstedet.
• Google Places – oppslag av restaurantens egen offentlige bedriftsoppføring (adresse, telefon, åpningstider, nettsted) når du velger å importere den fra innstillingene. Vi sender restaurantens navn og beliggenhet, ikke gjestedata.
• Google Business Profile – der du kobler til Google-kontoen som administrerer oppføringen din, lesing av din egen bedriftsoppføring (adresse, åpningstider, meny, egenskaper) for å fylle ut stedsprofilen. Kun lesetilgang, kun stedene du administrerer, ingen gjestedata.
• Google Cloud – Vertex AI – AI-uttrekk av reservasjonsopplysninger, utforming av e-postsvar, merking av anledning/plassering ut fra kommentaren i det offentlige bookingskjemaet, og bildeanalyse av bordkart. Innkommende e-postinnhold og kommentaren i det offentlige bookingskjemaet (begge kan inneholde opplysninger om kosthold/allergi), sammen med bordkartbildene du laster opp, behandles innenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet (EØS) (Vertex AI-regionen eu).
• Anthropic – nødleverandør for AI-utforming og uttrekk fra reservasjonsmeldinger. Den ordinære løsningen er Vertex AI i EØS, så dette er i dvale i vanlig drift. Behandles i USA.
• Stripe – abonnementsfakturering og betalinger. Vi lagrer ikke fullstendige kortnumre.
• Vipps MobilePay – innkreving av depositum for bookinger, bare der restauranten har slått på depositum via Vipps. Gjesten sendes til Vipps for å betale. Vi mottar betalingsresultatet, ikke kort- eller kontoopplysninger. Behandles i Norge (EØS).
• Nets (Nexi) – innkreving av depositum for bookinger, bare der restauranten har slått på depositum via Nets. Gjesten sendes til Nets for å betale. Vi mottar betalingsresultatet, ikke kortopplysninger. Behandles i Danmark (EØS).
• Scaleway TEM – levering av våre egne systemmeldinger til deg (påminnelser om prøveperiode, kontoinvitasjoner, tjenestemeldinger). Basert i EU, Frankrike.
• Mailgun – levering av markedsføringsmeldinger restauranten din sender til sine gjester, der du bruker markedsføringsmodulen. Sendes fra Mailguns EU-region.
• Resend – en eldre leverandør for e-postlevering. Den sender markedsføringsmeldinger bare der Mailgun ikke er satt opp for installasjonen. Der Mailgun er satt opp, mottar den ingenting. Behandles i USA.
• Meta – konverteringssporing på den offentlige bookingsiden, bare der restauranten har slått det på og den besøkende samtykker (hashet e-post/telefon, IP og brukeragent).
• TikTok – konverteringssporing på den offentlige bookingsiden, bare der restauranten har slått det på og den besøkende samtykker (hashet e-post/telefon, IP og brukeragent).
• Google Ads – sporing av annonsekonverteringer på den offentlige bookingsiden, bare der restauranten har slått det på og den besøkende samtykker (bookinghendelse og, for Enhanced Conversions, en hashet e-postadresse).
• Google Analytics – analyse av bookingtrakten på den offentlige bookingsiden, bare der restauranten har slått det på og den besøkende samtykker (trakthendelser, og en hashet e-postadresse på serversiden).
• Sentry – overvåking av applikasjonsfeil.
• Cloudflare – botbeskyttelse på det offentlige bookingskjemaet, der det er slått på.

For målingen på vårt eget nettsted og når du registrerer deg og tegner abonnement (punkt 2), deler vi opplysningene som er beskrevet der med Google (Google Analytics) og Meta, bare etter at du har godtatt det aktuelle valget i samtykkelinjen.

Underdatabehandlerne er bundet av avtale til å beskytte personopplysninger. Etter API-avtalene våre med Google og Anthropic brukes ikke dataene dine til å trene modellene deres. Vi fører en oppdatert liste over underdatabehandlere og varsler om endringer.

Googles regler for begrenset bruk av API-tjenester (Limited Use)

Når du kobler til en Gmail-postkasse, følger vår bruk og overføring av opplysninger mottatt fra Google-API-er Google API Services User Data Policy, inkludert kravene om begrenset bruk (Limited Use). Konkret bruker vi Gmail-data bare for å levere og forbedre de brukerrettede reservasjonsfunksjonene du har slått på (lesing av innkommende reservasjonsmeldinger og utforming og sending av svar fra postkassen din). Vi overfører eller selger ikke Gmail-data til reklameformål, vi bruker dem ikke til å trene eller forbedre generelle AI-/ML-modeller, og vi tillater ikke at mennesker leser dem, unntatt der du ber oss om det, der du gir særskilt samtykke, der det er nødvendig av sikkerhetshensyn eller for å oppfylle gjeldende lov, eller på data som er aggregert og anonymisert for intern drift.

7. Oppbevaring av opplysninger

Vi oppbevarer kontoopplysninger så lenge abonnementet ditt varer og i inntil 12 måneder etterpå av hensyn til revisjon og rettslige formål. Gjeste- og reservasjonsdata oppbevares i 24 måneder fra reservasjonsdatoen, eller så lenge abonnementet varer, avhengig av hva som er lengst. E-postinnhold oppbevares i 12 måneder. Du kan når som helst be om tidligere sletting.

Salgs- og ordredata oppbevares i minst fem år fra ordredatoen, fordi norsk bokføringslovgivning krever det. Deretter slettes de eller reduseres til tall som ikke identifiserer noen.

Ansatt- og vaktdata oppbevares i fem år fra vaktdatoen, fordi en vaktoppføring også er en lønns- og arbeidstidsoppføring du kan måtte fremlegge. Hvis du har satt en lengre oppbevaringstid, gjelder den i stedet. Etter det slettes en vakt automatisk. Du kan når som helst slette en enkelt vakt, og du kan be oss slette en tidligere ansatts opplysninger tidligere.

Leverandør- og utgiftsdata følger den samme femårsregelen for regnskap, fordi en utgiftsføring er en del av regnskapet ditt. De slettes deretter automatisk.

Kassaskift (kontantopptellingen som åpner og lukker en servering) slettes etter den samme femårsregelen som ordrene de dekker, når ingen ordre lenger refererer til dem.

Importerte e-poster med salgsrapporter – avsenderadressen, emnet og filnavnet vi registrerer når du importerer en rapport fra en postkasse – oppbevares i høyst 12 måneder, eller i oppbevaringstiden din hvis du har satt en kortere. Aktivitetsloggen din registrerer også at importen ble kjørt, og den oppføringen kan nevne avsenderen. Loggoppføringer slettes etter oppbevaringstiden du har satt – 12 måneder hvis du ikke har satt en annen – slik at en lengre innstilling beholder avsenderen i den lengre perioden. Ordrene rapporten opprettet, følger femårsregelen for salg. Importposten som samler disse ordrene, er en del av salgssporet og ikke av 12-månedersregelen, og den lagrer filnavnet, slik at en fil som er oppkalt etter en person, beholder det navnet sammen med salgsopplysningene. Vi sletter den posten, og filnavnet med den, fem år etter at importen ble kjørt – eller senere hvis ordrene den ga opphav til fortsatt er innenfor femårsregelen for salg, fordi posten er det ordrene spores tilbake til.

Når abonnementet ditt avsluttes, oppbevarer vi dataene dine bare i periodene beskrevet ovenfor, og i lengre perioder der loven krever det.

Gjeste- og reservasjonsposter, salgs- og ordredata, ansatt- og vaktposter, kassaskift, utgiftsføringer og metadata fra importerte rapporter slettes nå alle automatisk når perioden går ut. Kontoopplysninger og konfigurasjonen din slettes når du ber oss om det, ikke etter en tidsplan. Du kan fortsatt be oss slette en post tidligere – for ansatt- og leverandørposter er det en manuell operasjon vi utfører for deg, fordi det ikke finnes noe selvbetjeningsverktøy for dem ennå.

8. Overføring til utlandet

Kjerneinfrastrukturen vår driftes innenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet (EØS). Noen underdatabehandlere – blant andre Anthropic, Stripe, Meta, Resend, Sentry og Cloudflare – behandler opplysninger i USA. AI-funksjonene våre som leser innkommende e-postinnhold eller kommentaren i det offentlige bookingskjemaet (begge kan inneholde opplysninger om kosthold/allergi), kjører på Google Vertex AI innenfor EØS. Bare vår interne driftsassistent kan vise begrensede data til Anthropic i USA. Der opplysninger overføres utenfor EØS, bygger vi på egnede garantier, blant annet EUs standardkontraktsbestemmelser og, der det er aktuelt, EU–USA-rammeverket for personvern (Data Privacy Framework). Du kan be om opplysninger om garantiene som gjelder for en bestemt overføring.

9. Sikkerhet

Vi har egnede tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte opplysningene dine mot uautorisert tilgang, endring, utlevering eller ødeleggelse. Blant annet bruker vi kryptering under overføring (TLS), kryptert lagring, tilgangskontroll og jevnlige sikkerhetsgjennomganger.

10. Dine rettigheter

Etter GDPR og gjeldende personvernlovgivning har du rett til å:

• Innsyn – be om en kopi av personopplysningene vi har om deg.
• Retting – be om at uriktige opplysninger rettes.
• Sletting – be om at opplysningene dine slettes, med forbehold om rettslige krav til oppbevaring.
• Begrensning – be om at vi begrenser behandlingen av opplysningene dine i visse tilfeller.
• Dataportabilitet – be om en maskinlesbar kopi av opplysningene dine.
• Innsigelse – protestere mot behandling som bygger på berettigede interesser.
• Trekke tilbake samtykke – der behandlingen bygger på samtykke, kan du når som helst trekke det tilbake.

Er du gjest hos en restaurant, eller ansatt der, er restauranten behandlingsansvarlig for opplysningene dine. Send forespørselen til restauranten. Vi hjelper dem med å svare, og vi handler etter deres instruks.

For å bruke noen av disse rettighetene, kontakt oss på privacy@venview.app. Vi svarer innen 30 dager. Du har også rett til å klage til din nasjonale personvernmyndighet.

11. Informasjonskapsler og sporing

Vi bruker en øktkapsel for å holde deg innlogget. Operatørdashbordet bruker ikke tredjeparts annonsekapsler. På en restaurants offentlige bookingside får en besøkende som velger språk fra språkvelgeren på siden, én førsteparts innstillingskapsel (pb_lang), slik at sidene de besøker videre blir værende på det språket. Den lagrer bare språkkoden, identifiserer ingen og settes bare når den besøkende selv velger språk. Der restauranten har slått på en konverteringssporings- eller analysetagg (Meta Pixel, TikTok Pixel, Google Ads eller Google Analytics), lastes taggen bare etter at den besøkende har godtatt den i samtykkebanneret på siden. Besøkende som avslår, får ingen tagg. Denne sporingen styres av restauranten som behandlingsansvarlig. Informasjonskapsler og sporing på nettstedet venview.app, og telling av registreringer og abonnement, er beskrevet i punkt 2.

12. Endringer i denne erklæringen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen fra tid til annen. Vi varsler deg om vesentlige endringer på e-post eller i appen minst 14 dager før de trer i kraft.

13. Kontakt

Venview AS, organisasjonsnummer 938 650 802, Foretaksregisteret, Oslo.

For spørsmål om personvern, kontakt personvernkontakten vår på privacy@venview.app.